كيفية كتابة تقرير وخطوات إعداده بشكل صحيح.. تعرف عليها

كيفية كتابة تقرير التقرير هو كتابة عرض مختصر لمجموعة من البيانات أو المعلومات التي تختص بموضوع محدد، بالإضافة إلى تدوين بعض الحقائق أو المقترحات التي تتعلق بهذا الموضوع، وماهية القضايا التي تتم مناقشتها، ولكن الكثير لا يعرف كيفية كتابة التقارير، وكيف يقوم بطرح المشاكل أو الحلول التي تتعلق بهذا الموضوع، وكيفية شرح المميزات والعيوب التي تخص الموضوع المعنى بالدراسة؛ لذلك سوف نتحدث في هذا المقال عن كيفية كتابة تقرير على النحو الصحيح، بالإضافة إلى الشرح الوافي للمزايا والعيوب والمشاكل التي تخص هذا الموضوع، وكيفية تدوين كل ما يتعلق به، حيث إن كتابة التقارير لها أهمية كبيرة لمن يقرأ عن أي موضوع، ويتناول فكرة سهلة وواضحة عن الموضوع المحدد أو كيفية فهمه بطريقة مبسطة؛ لذلك يعتبر الوسيلة الهامة لتبادل البيانات والمعلومات، بالإضافة إلى التحليل الدقيق لجميع النتائج التي تخص أي موضوع، مما يساهم في تكوين فكرة عامة سهلة عن الموضوع المحدد، وكيفية تحديد النتائج المتعلقة به، والوصول للشرح الوافي من خلال هذه المعلومات المبسطة.

كيفية كتابة تقرير

تعتبر كتابة التقارير من المهام الخاصة بالإدارة، التي تؤثر في جميع الشؤون والمستويات الخاصة بعمليات الاتصال، بالإضافة إلى استخدام التقنيات المختلفة لتوصيل البيانات والمعلومات بطرق سهلة ومبسطة، كما يساهم كتابة التقارير في الحفاظ على الجهد، والوقت، والمساهمة في الوصول إلى مقترحات وقرارات كثيرة تخص الموضوع المحدد، حيث تعتمد كيفية كتابة التقارير بصورة عامة على أكثر من خطوة هامة ورئيسية، وهى عبارة عن:

خطوات إعداد التقرير

• تحديد الأهداف الرئيسية من كتابة التقرير: لابد من تحديد الهدف الرئيسي الخاص بكتابة التقرير، وما هي المسببات التي أدت إلى كتابته، ولمن يصل هذا التقرير أو من الجهة التي تحصل عليه، حتى يتم معرفة نوع التقرير وكيفية كتابته، حيث إن التقارير تختلف في نوعها في التقارير التجارية تختلف عن التقارير المالية، لأن التقارير المالية هى التي تهتم بالشئون المالية لأي مؤسسة أو منشأة، وتكون عبارة عن: الإيرادات، والمصروفات، والالتزامات المالية، بينما التقارير التجارية تختص بكتابة المبيعات، وأسعار السلع التي تم بيعها، وكمية هذه السلع الموجودة، وتحديد أنواعها.

الاستعداد الصحيح لكتابة التقرير

• يعتبر الاستعداد لكتابة التقارير من الخطوات الرئيسية التي تعتمد على نوع التقرير كيفية كتابته، حيث إن التقارير اليومية تختلف عن التقارير الشهرية، وتختلف أيضاً عن التقارير السنوية، وتعتبر التقارير اليومية تقارير سهلة تكتب بشكل يومي أو شهري في حالة التقارير الشهرية، وتكون خاصة بالمكاتب والشركات الصغيرة، أما التقارير السنوية فهى تحتاج لوقت وجهد كبير، لأنها خاصة بكتابة التقرير طوال السنة لمؤسسة أو منشأة محددة.

البدء في كتابة التقرير

• هذه الخطوة من أهم الخطوات التي تعتمد على الخطوات السابقة أثناء كتابة التقرير بعد تحديد نوعه، وما الجهة التي يصل إليها التقرير؛ فبعد ذلك يتم تحديد الفريق الخاص بكتابة التقارير والزمن المحدد أثناء إعداده هذا التقرير، والتأكد من الخطوات الهامة حتى يتم توضح هل هناك تقصير من فريق العمل أم لا.

تحديد مسودة خاصة بالتقرير

• والمسودة الخاصة بالتقرير هي عبارة عن توضيح النص الأساسي للتقرير، وإضافة جميع مكوناته حتى يتم مراجعتها والتأكد من صحتها اللغوية والفنية، ودائما لا تشمل المسودة الخاصة بالتقرير على جميع المكونات الأساسية، مثل صفحة المراجع أو عنوان التقرير أو الغلاف، لأن هذه المكونات يتم تحضيرها في الخطوات الأخيرة من كتابه التقرير.

إعداد نسخة نهائية للتقرير

• بعد التأكد من جميع الخطوات السابقة يجب كتابة نسخة نهائية من التقرير تحتوي على جميع العناصر والمكونات التي تم شرحها سابقاً، وعرض هذا التقرير على الإدارة حتى يتم التأكد من صحة هذا التقرير أو إضافة أي من المعلومات الخاصة بالجهات الرئيسية، وبعد ذلك يتم إضافة الجزء الأخير مثل وضع الغلاف والمراجع التي تم الاعتماد عليها أثناء كتابة التقرير، ثم تسليم التقرير إلى المؤسسة أو الشركة التي قامت بطلبه.

خطوات تجهيز التقرير

يتم التجهيز لإعداد التقرير من خلال مجموعة خطوات عبارة عن:

1. توضيح شكل تقرير: حيث يعتمد شكل التقرير على نوع التقرير الذي يقوم فريق العمل بإعداده، وتتميز كل شركة أو منشأة أو مؤسسة بشكل محدد تقاريرها وتحديد نوع الخط، بالإضافة إلى تصنيف أقسام التقرير، وعدد الصفحات حتى يصبح على القارئ الوصول لمحتوى التقرير بطريقة سهلة ومبسطة، بالاستعانة ببعض الرسومات البيانية التي توضح التقرير بشكل أفضل.
2. محتوى التقرير: مراجعة عناصر التقرير ودراسة العناوين الخاصة بكل فقرة، سواء كانت عناوين رئيسية أو عناوين فرعية، والتأكد من مدى اتصال وترابط هذه العناوين ببعضها مع محتوى التقرير، والتأكد من كتابة العناصر الرئيسية مثل المقدمة، وتحديد نوع التقرير، وكتابة العنوان الرئيسي، ثم العنوان الفرعي ثم بعد ذلك التقرير مفصل، والحرص على توضيح المشاكل وطريقة حلها، وما الأسباب التي أدت لكتابة هذا التقرير.

العناصر الأساسية للتقرير

لابد من كتابة التقرير بشكل جيد ومنظم حتى يتم فهمه بواسطة القارئ، من خلال البيانات والمعلومات المقدمة من هذا التقرير، بالإضافة إلى اتباع أسلوب صحيح في الكتابة يجذب القارئ إلى معرفة محتوى التقرير، وهذا يعتمد على الكتابة الصحيحة والمنتظمة للكاتب، بالإضافة إلى تنسيق الأفكار حتى تكون مسلسلة، لذلك يجب معرفة العناصر الأساسية لكتابة التقرير حتى يصبح مميز، وهى عبارة عن:

• العنوان: يعتبر العنوان من العناصر الأساسية لكتابة التقرير، فهو يعطى الفكرة بشكل عام عن الموضوع المكتوب في التقرير، ويجب أن يكون العنوان مستوفي الشرح وجذاب حتى يتم فهم الفقرة المكتوبة أدناه من خلاله.
• المقدمة: تعتبر المقدمة أول عنصر من عناصر التقرير، حيث يتم كتابتها حتى تعطي نبذة قصيرة عن الموضوع باختصار، وترتيب الفقرات وشرح محتوى التقرير.
• الملخص: هو عبارة عن مجموعة من المعلومات يتم كتابتها في أول التقرير تشرح محتوى التقرير بشكل واضح ومبسط، بالإضافة إلى سهولة اللغة، حتى يفهم القارئ محتوى الموضوع.
• المحتوى: وفيه يتم عرض جميع المعلومات والبيانات التي تخص الموضوع بشكل متسلسل ومترابط حتى يتم فهم الموضوع بالكامل، ويضم العناوين الرئيسية والفرعية.
• النتائج: وهى ما تم الوصول إليه من خلال عرض المشكلات والمزايا والعيوب الخاصة بهذا الموضوع، ويجب أن تكون نتائج واقعية تعتمد على أساليب منطقية.
• التوصيات: وهى الجزء الأخير من التقرير، حيث يتم كتابة بعض النصائح التي تساعد في النهوض بهذا الموضوع الخاص بأي جهة عملية.

أنواع التقارير

هناك بعض الأنواع المختلفة للتقارير التي تختلف باختلاف الهدف الأساسي لكتابتها، وهذه الأنواع عبارة عن:

التقرير الإخباري

وهو عبارة عن التقرير الذي يهتم بكتابة الأخبار الرئيسية عن الجهات المختلفة مثل التعليم والاقتصاد وغيرها.

التقرير الحي

وهو التقرير الذي يختص بتصوير الأحداث الرئيسية والحية التي تصف خبر ما وكتابه الأسباب الرئيسية التي أدت لهذا الحدث.

التقارير الدورية

عبارة عن التقارير التي تتابع حركة المبيعات وتقسيمها إلى أقسام مختلفة، بالإضافة إلى التقارير المالية والإدارية.

التقارير غير الدورية

وهى تحتوي على جميع أنواع التقارير التي تخص الدراسات والأبحاث في مجال العمل، وتعتمد على تقديم المقترحات والتوصيات اللازمة التي تختص بالموضوع الذي تم كتابة التقرير له.